Datenschutzerklärung
Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher
FOREDUCATIONS, Inhaber Nikola Iliev, Stauffenbergstraße 25, 04552 Borna
E-Mail: info@schulleitungs-assistent.de · Telefon: +49 172 6563522
2. Website und Kundenkonto – Inhalte der Schulen
Für den Betrieb dieser Website und die Verwaltung der Kundenkonten sind wir verantwortlich.
Inhalte, die eine Schule in den Schulleitungs-Assistenten eingibt oder hochlädt – zum Beispiel Zeugnisse, Förderpläne, Elternbriefe, Vertretungspläne, Notizen und Protokolle –, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Schule (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist die Schule. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bitte wenden Sie sich mit Fragen zu diesen Daten zuerst an Ihre Schule; wir unterstützen die Schule dabei.
3. Hosting und Server-Logdateien
Die Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland). Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter.
Bei jedem Aufruf speichert der Webserver IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite und Browserkennung. Zweck sind der sichere Betrieb, die Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
4. Nutzerkonto und Anmeldung
Für ein Konto speichern wir Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle (Schulleitung, Stellvertretung, Lehrkraft, Sekretariat), Name der Schule, gewähltes Regelwerk und Sprache. Das Passwort speichern wir nur als bcrypt-Hash. Anmeldungen und wichtige Aktionen (z. B. Freigaben) werden im Protokoll der Schule festgehalten, damit nachvollziehbar ist, wer was freigegeben hat.
Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit der Schule (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Konten von Lehrkräften und Sekretariat verarbeiten wir im Auftrag der Schule. Die Daten bleiben gespeichert, bis das Konto gelöscht wird oder der Vertrag endet. Zum Schutz vor Passwort-Angriffen halten wir die IP-Adresse fehlgeschlagener Anmeldeversuche 15 Minuten im Arbeitsspeicher.
5. Cookies und Speicherung im Browser
Wir setzen nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („sid“, 7 Tage gültig), damit Sie angemeldet bleiben. Außerdem merkt sich Ihr Browser die gewählte Sprache und Anzeigeeinstellungen (Local Storage und Session Storage). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Es gibt keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies und keine Inhalte von Drittanbietern wie externe Schriftarten oder Videos.
6. KI-Funktionen (Anthropic)
Für Prüfhinweise, Entwürfe, Zusammenfassungen und Übersetzungen nutzen wir die Programmierschnittstelle (API) von Anthropic PBC, San Francisco, USA, mit dem Sprachmodell Claude.
- Bevor ein Text an die KI geht, ersetzt der Schulleitungs-Assistent auf unserem Server die Namen der Schülerinnen und Schüler (aus dem Dokumentkopf und der optionalen Klassenliste), Geburtsdaten, PESEL-Nummern, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter wie [KIND_1]. Die echten Angaben werden erst auf unserem Server wieder eingesetzt.
- Auch ersetzte Texte können noch personenbezogen sein, zum Beispiel durch Noten oder Beschreibungen des Lernverhaltens. Anthropic ist deshalb ein weiterer Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter); die Schule wird darüber im Vertrag zur Auftragsverarbeitung informiert. Namen in frei eingegebenen Texten werden nicht immer erkannt – bitte geben Sie dort nur ein, was für die Aufgabe nötig ist.
- Anthropic verwendet Daten aus der kommerziellen API nach seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle.
- Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil der Datenverarbeitungsvereinbarung von Anthropic sind.
- Die KI liefert nur Vorschläge. Bewertungen, Noten und Entscheidungen treffen Lehrkräfte und Schulleitung; es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
7. Dienstberatungen
Für Dienstberatungen und Konferenzen arbeitet der Schulleitungs-Assistent mit den Notizen der Schulleitung. Gespräche werden nicht aufgezeichnet und nicht mitgehört.
8. Speicherdauer
- Hochgeladene Zeugnisse und Prüfergebnisse: automatische Löschung nach 30 Tagen.
- Dokumente, Pläne, Register und Protokolle aus den Modulen: bis die Schule sie löscht, spätestens bei Vertragsende (auf Wunsch der Schule vorher Rückgabe der Daten).
- Konten und Protokoll der Schule: für die Dauer des Vertrags.
- Sitzungen: 7 Tage. Server-Logdateien: 14 Tage.
- Tägliche Sicherungskopien der Datenbank werden nach 14 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können bis dahin noch in einer Sicherungskopie enthalten sein.
9. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Unser E-Mail-Postfach und die Domain werden von der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, bereitgestellt. Wir löschen die Nachrichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
10. Sicherheit
Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Ein Rollenkonzept regelt, wer was sehen darf; die Kinderschutz-Fallakte ist nur für die Schulleitung sichtbar. Der Server steht in Deutschland.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77). Für uns zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden.
12. Änderungen
Wenn sich der Dienst ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.